Privacy statement

Privacyverklaring – DokterEs B.V.

Laatst gewijzigd: 23 september 2025

Wij zijn DokterEs B.V.
Adres: Mauritsstraat 8, 5616AA Eindhoven • KvK 84962127 • BTW NL863441452B01
Telefoon: 040 237 7334 • E-mail: [email protected] • Website: www.dokteres.com

1. Voor wie is deze verklaring bedoeld?

Voor (toekomstige) patiënten en klanten, websitebezoekers, nieuwsbriefontvangers en andere betrokkenen van DokterEs B.V.

2. Wie is verwerkingsverantwoordelijke?

DokterEs B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring genoemde verwerkingen van persoonsgegevens.

3. Welke gegevens verwerken wij?

• Identificatie- en contactgegevens (naam, geboortedatum, adres, e-mail, telefoon, ID-controle indien nodig).
• Medische gegevens (gezondheidsvragenlijst, medicatie/allergieën, medische voorgeschiedenis, behandelplan, dossiervorming, medische foto’s t.b.v. zorgkwaliteit).
• Afspraak- en transactiegegevens (afspraakgeschiedenis, no-show, betaalstatus, factuurgegevens).
• Communicatie- en voorkeuren (vragen via e-mail/telefoon, toestemming voor foto’s of nieuwsbrief, afmeldingen).
• Website/technisch (IP-adres, cookie-ID’s, apparaat/gebruik — zie aparte Cookieverklaring).

4. Doelen en rechtsgronden

• Zorgverlening (intake, behandeling, dossiervorming, nazorg) – uitvoering van de behandelovereenkomst (art. 6(1)(b) AVG) en verwerking van gezondheidsgegevens voor zorgdoeleinden (art. 9(2)(h) AVG); naleving WGBO.
• Planning, facturatie en administratie – overeenkomst & wettelijke plichten (o.a. fiscale bewaarplicht; art. 6(1)(c) AVG).
• Kwaliteit & veiligheid (incidentafhandeling, interne audits) – gerechtvaardigd belang en/of wettelijke plichten.
• Klachtenafhandeling (Wkkgz) – wettelijke plicht en gerechtvaardigd belang.
• Marketing (nieuwsbrief) – alleen met toestemming (art. 6(1)(a) AVG) of, bij bestaande klanten, via de zgn. ‘soft opt-in’ voor eigen, soortgelijke diensten met gemakkelijke afmeldmogelijkheid (Telecommunicatiewet art. 11.7). Afmelden kan altijd.
• Website en cookies – gerechtvaardigd belang (functioneel/analytisch binnen kaders) of toestemming (marketingcookies). Zie Cookieverklaring.

5. Foto’s en beeldmateriaal

Medische foto’s worden in het dossier opgeslagen voor zorgkwaliteit. Extern gebruik (website/social media/voorlichting) gebeurt uitsluitend met afzonderlijke, vrije en herroepbare toestemming. Intrekken heeft geen gevolgen voor uw behandeling.

6. Bewaartermijnen

• Medisch dossier: minimaal 20 jaar vanaf de laatste wijziging (WGBO).
• Financiële/administratieve gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Nieuwsbrief/marketinggegevens: tot u zich afmeldt of uiterlijk 2 jaar na het laatste contact.
• Sollicitaties/algemene contactvragen: maximaal 6 maanden na afronding, tenzij u langer instemt.

7. Delen van gegevens

Wij delen geen gegevens met derden, behalve indien noodzakelijk voor de hierboven genoemde doelen, met:

• Verwerkers (o.a. EPD-leverancier, hosting/IT-dienstverleners, e-mail/nieuwsbrief-provider, betaaldiensten/incasso, externe klantenservice).
• Betrokken zorgverleners (bij medische overdracht/doorverwijzing, met uw toestemming of wettelijke basis).
• Klachten- en geschilleninstanties (Wkkgz; bij een formele klacht).
• Overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten. Zij mogen gegevens alleen in onze opdracht verwerken.

8. Doorgifte buiten de EER

Wij streven ernaar gegevens binnen de EER te verwerken. Indien doorgifte buiten de EER plaatsvindt, passen wij passende waarborgen toe (bijv. Standard Contractual Clauses) en informeren wij u in de Cookie- of deze Privacyverklaring.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (o.a. toegangsbeheer, logging, versleuteling waar passend, need-to-know, periodieke evaluaties). Bij een vermoeden van misbruik of datalek verzoeken wij u direct contact op te nemen via [email protected].

10. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking, overdraagbaarheid en het maken van bezwaar (met name tegen direct marketing). Waar wij op toestemming verwerken, kunt u die toestemming altijd intrekken. U kunt uw rechten uitoefenen via [email protected]. Wij reageren uiterlijk binnen een maand (verlengbaar volgens de AVG).

11. Nieuwsbrief & direct marketing

• Wij sturen alleen nieuwsbrieven als u daar zelf voor kiest (toestemming; checkbox niet vooraf aangevinkt), of – als u klant bent – over eigen, soortgelijke diensten via de soft opt-in met een duidelijke afmeldmogelijkheid bij het opgeven van uw e-mail en in iedere e-mail.
• U kunt zich op elk moment kosteloos afmelden via de link onderaan elke e-mail of via [email protected].

12. Minderjarigen

Wij behandelen in beginsel 18+. Behandeling van 16–17-jarigen kan onder de WGBO-regels; injectables doen wij uitsluitend bij 18+. Ouders/voogden van minderjarigen kunnen geen marketingtoestemming voor henzelf afleiden uit zorgtoestemming voor het kind.

13. Cookies

Wij gebruiken functionele en (beperkt) analytische cookies. Voor marketingcookies vragen wij toestemming. Zie onze Cookieverklaring voor details en uw instellingen.

14. Vragen of klachten

Vragen of verzoeken over privacy? Mail [email protected]. Wij helpen u graag.
Bent u niet tevreden over onze afhandeling, dan kunt u een tip of klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u actief (bijv. per e-mail).